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Gestão de pequenos negócios de informática: vencendo crises

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A gestão de pequenos negócios é muito importante para o crescimento e saúde financeira de uma empresa. Em 2020, com a pandemia causada pelo novo coronavírus, o tópico se tornou fundamental para a sobrevivência das organizações, que se viram em um momento de grandes desafios.

No ramo das assistências técnicas de informática, o gerenciamento do trabalho dos técnicos, os procedimentos de atendimento ao cliente e a logística de peças e de componentes se transformou com o distanciamento social.

Para os negócios de pequeno porte, essa adaptação exige criatividade, inovação e rapidez, pois, em geral, os recursos financeiros para segurar as contas não são abundantes como nas grandes empresas.

Pensando nisso, preparamos um conteúdo especial com dicas para pequenos negócios de informática, sobre como planejar e agir em rumo à superação de situações críticas. Continue a leitura e confira!

Estratégia e planejamento empresarial

O primeiro passo para lidar com dificuldades nos negócios é a preparação. Um bom planejamento estratégico vai definir a estrutura que a empresa poderá utilizar quando a situação não estiver favorável.

A estratégia de criação de cenários serve para simular diferentes contextos e fazer estimativas sobre o que será necessário para controlá-los. Em geral, pode-se imaginar três possibilidades: uma otimista, uma realista e uma pessimista.

Em assistências técnicas de informática, um exemplo de cada um desses três tipos de cenário poderia ser:

Cenário 1: otimista

  • 20 novos clientes por mês
  • 25 atendimentos de clientes fidelizados por mês
  • +15% no faturamento bruto

Cenário 2: realista

  • 8 novos clientes por mês
  • 25 atendimentos de clientes fidelizados por mês
  • Manutenção do faturamento bruto

Cenário 3: pessimista

  • 0 novos clientes por mês
  • 20 atendimentos de clientes fidelizados por mês
  • -15% no faturamento bruto
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Essas simulações ainda não descrevem outras dificuldades que uma crise pode trazer. No caso de uma pandemia, as limitações de circulação de pessoas e a exigência de higienização controlada dos equipamentos são exemplos de pontos a considerar.

A partir desses cenários, a empresa precisa criar um plano de ação para lidar com cada possibilidade. Isso envolve repensar a rotina de operações internas, olhar com atenção para o caixa e procurar novas formas de atrair receita durante o período de crise.

Um exemplo de mudança estratégica que muitos negócios passaram a adotar é o regime de trabalho remoto. Felizmente, o advento da internet e dos meios de comunicação digital vem permitindo uma maior flexibilidade para a relação entre colaboradores, com ferramentas de gestão acessíveis e confiáveis.

O home office contribui para manter um bom nível de distanciamento social, exigindo infraestrutura simples, mas alta coordenação entre a equipe. No caso de assistências técnicas de informática, o sistema de atendimento que busca e devolve os equipamentos na casa dos clientes funciona como uma alternativa para a ida à loja física.

mão masculina colocando um pino em uma quadro branco cheio de papéis
Projetar cenários ajuda o pequeno negócio a se preparar para imprevistos e momentos de baixa no faturamento.

Saúde financeira

Sem dúvida alguma, a saúde financeira é o ponto mais preocupante na gestão de pequenos negócios, especialmente durante momentos de crise. Manter um fluxo de caixa sólido é um desafio em meio às incertezas do mercado, dando luz a questões sobre o impacto na vida de todos os envolvidos e o futuro da empresa.

Aqui, mais uma vez entra em cena a importância de projetar cenários. A partir de expectativas otimistas, realistas e pessimistas de faturamento e receita será mais fácil pensar em formas de segurar as pontas.

Reservas de emergência não costumam ser muito volumosas em empresas menores, justamente porque o lucro ainda está sendo reinvestido no negócio para que ele cresça e atinja os objetivos estratégicos esperados.

No entanto, gastos relacionados à expansão, como contratações, reformas ou compra de equipamentos, precisam ser muito bem pensados em situações de dificuldade, principalmente quando a loja pretende utilizar empréstimos como fonte de recursos.

Para além dos cortes de investimentos, uma análise de outros pontos de economia também deve ser feita, passando por todos os setores da empresa. Salários de gestores e gastos com festas e bonificações de desempenho possuem menor relevância quando a prioridade é manter as contas e os salários em dia.

dois notebooks em uma mesa cheia de papéis. Duas mão aparecem.
Analisar pontos de corte de gastos pode significar o fôlego financeiro necessário para fechar os meses sem baixa.

A pandemia de 2020 pegou muitos negócios de surpresa. Ainda em abril, uma pesquisa do Sebrae divulgada pela CNN revelou que mais de 600 mil pequenas empresas fecharam as portas.

Para negócios de pequeno porte, ficou evidente a importância de pensar em mecanismos de proteção para situações de crise. Uma alternativa pode ser a criação de um fundo de emergência, aplicado em algum tipo de investimento com baixo risco e alta liquidez, que permanecerá guardado especialmente para lidar com momentos de baixo faturamento.

Gestão de pessoas

O sucesso de pequenos negócios é, em grande parte, dependente da qualidade do trabalho de todos os colaboradores. 

Diferentemente das grandes organizações, que se dedicam a construir sistemas robustos de automatização e gestão operacional, as empresas menores concentram muita responsabilidade e confiança em todos os níveis de funcionários.

Portanto, a gestão de pessoas precisa estar em pleno funcionamento, ainda mais em momentos de crise e nas situações em que o home office está sendo adotado. Isso inclui uma comunicação eficiente, um bom gerenciamento de informações e um alto nível de coordenação na divisão de tarefas entre a equipe.

Para as empresas que estiverem passando por mudanças no ambiente de trabalho, realizar um mapeamento de processos detalhado pode dar mais segurança na gestão de pessoas.

Isso significa criar descrições com o passo a passo de todas as principais atividades desenvolvidas pelos colaboradores, eliminando quaisquer dúvidas sobre como cada tarefa precisa acontecer, além de uma listagem dos responsáveis que devem ser acionados em caso de problemas.

Desenho preto e branco de uma árvore da decisão.
Mapear um processo é descrever uma ordem de etapas que compõem determinada atividade. Nesse contexto, a estrutura do fluxograma pode ajudar a tornar a ordem de tarefas mais visual.

Um fluxograma é um tipo de ferramenta visual que organiza as ideias e pode ajudar a elaborar o mapeamento de um processo, ilustrando a sequência das etapas com caixas e a ramificação de ações com base em decisões diferentes.

Na hora de comunicar os novos rumos na gestão da empresa aos colaboradores, é importante que as informações sejam transmitidas de forma transparente; os gestores também precisam ouvir a opinião dos funcionários, suas ideias e necessidades.

Estoque e fornecedores

Assistências técnicas de informática precisam de peças e componentes para realizar os consertos nos equipamentos eletrônicos, além de eventuais produtos e acessórios para vender aos clientes.

Em momentos de dificuldade econômica, é essencial estreitar o relacionamento com fornecedores, buscando negociar prazos de pagamento e volume dos pedidos, a fim de equilibrar as compras com o caixa disponível.

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O estoque, por outro lado, precisa ser recalculado, pensando que o fornecimento também pode estar sendo prejudicado, assim como o frete e as datas de entrega. Dessa forma, é essencial encontrar uma quantidade que sustente as demandas projetadas, mas não comprometa as finanças.

Relacionamento com clientes

A melhor resposta para superar crises em pequenos negócios é o relacionamento com os clientes: os que estão fidelizados representam um porto seguro para o faturamento, e os novos consumidores captados são a esperança para o aumento de receita e do fôlego financeiro.

Em tempos de distanciamento social, é necessário encontrar novas formas de comunicação com os clientes. Para isso, a internet e os meios digitais são as alternativas que oferecem a maior relação entre investimento e alcance.

Mulher com headset na frente de um computador.
Em tempos de distanciamento social, o atendimento aos clientes ganhou os meios digitais como aliado.

Oferecer atendimento via WhatsApp é o primeiro passo para demonstrar aos contatos que a empresa se preocupa em manter um relacionamento próximo e está disposta a responder a todas as dúvidas no menor tempo possível.

Anúncios no Facebook, Instagram e Google, por outro lado, fazem com que os produtos e serviços prestados sejam divulgados para um público maior, com a possibilidade de segmentação para regiões e perfis específicos de pessoas.

Por fim, ferramentas como o Google Meu Negócio fazem com que o negócio fique mais visível e acessível nas pesquisas da plataforma, por meio de um cadastro detalhado da empresa.

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Ferramentas de gestão

Grandes empresas costumam possuir seus próprios sistemas de gerenciamento, desenvolvidos para atender às suas necessidades. Por outro lado, a gestão de pequenos negócios pode se beneficiar do uso de ferramentas digitais, com o objetivo de facilitar a rotina operacional. 

Apesar de serem mais genéricas, sem muita personalização, suas funcionalidades possuem custos significativamente menores e oferecem interfaces adaptadas ao trabalho em equipe e remoto.

A seguir, você encontra uma lista com algumas opções para ajudar na gestão da sua empresa.

Excel

Nós já falamos aqui sobre a importância do planejamento financeiro. Com o Excel, você pode criar planilhas específicas para organizar os custos, as despesas e os lucros da sua empresa.

A ferramenta é paga, mas pode ser utilizada (juntamente com outras ferramentas do Microsoft Office) em sua versão online, sem custos, diretamente pelo navegador.

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Google Drive

A boa gestão de pequenos negócios exige organização. O Google Drive é o pioneiro entre os serviços de armazenamento de arquivos na nuvem, os quais podem ser separados por pastas e classificados de diversas formas.

Também é possível criar documentos de texto, apresentações de imagens, formulários, mapas e planilhas. A melhor parte é que tudo que está no Drive pode ser compartilhado com outros usuários, que podem editar, comentar, sugerir alterações ou baixar esses materiais.

Jimbo – Meu bolso em dia

Criado pela Febraban, o Jimbo é um aplicativo que ajuda a organizar suas contas e te lembra de datas de pagamentos. Com ele, você pode lançar seus gastos diários, customizar as categorias de acordo com as suas demandas e receber dicas periódicas sobre educação financeira.

Ter essas informações na palma da mão ajuda muito na gestão de pequenos negócios. O app é gratuito e está disponível para download na página do projeto Meu Bolso em Dia.

SmartPOS – Controle de estoque e vendas

O SmartPOS é voltado para microempreendedores individuais (MEI) e profissionais autônomos. Com ele, você tem o controle de estoque e o histórico de vendas sempre atualizado e disponível.

Captar e fidelizar clientes, manter um capital de giro sustentável e conhecer o seu público-alvo são estratégias importantes para qualquer negócio, ainda mais em tempos de dificuldades como as que estamos vivendo em 2020. 

O blog da ELGScreen disponibiliza materiais gratuitos para gestão, entre e-books, infográficos e planilhas prontas para uso. Você pode encontrar todos os conteúdos clicando no banner abaixo. Bons negócios!

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