Skip to main content
Notebook sobre uma mesa de sala.

Gestão de equipe home office: coordenando o trabalho remoto

0 Flares 0 Flares ×
Banner para página de parcerias com revendedores

Em 2020, uma boa gestão de equipe home office é essencial para guiar o trabalho remoto, manter a empresa produtiva e, antes de tudo, garantir a segurança de todos os colaboradores.

A pandemia causada pelo novo coronavírus trouxe discussões sobre o modo como a venda de produtos e serviços se organiza, dentro e fora dos países. No mundo todo, sociedades estão precisando se adaptar a uma nova forma de convívio, pautada no distanciamento social.

Nesse contexto, existem diversas estratégias para que a sua empresa de informática consiga gerenciar as atividades de uma equipe trabalhando à distância. Continue a leitura para conhecer as principais!

Crie sistemas para cada processo

Uma equipe de trabalho madura é capaz de absorver demandas diferentes e lidar com tudo de uma forma harmônica. No entanto, ao trabalhar em home office, algumas pessoas podem ter dificuldades em manter o foco e controlar prazos.

Essa situação se amplifica ainda mais quando colocamos na balança os fatores inerentes ao momento que estamos passando, com serviços reduzidos e pessoas só saindo de casa para tarefas essenciais.

Pessoas discutindo ideias em um quadro branco.
Organização e disciplina são essenciais para manter o foco durante o trabalho remoto.

Portanto, criar sistemas para cada processo dentro da empresa é uma alternativa para driblar os desafios da produtividade a distância. A lógica por trás é simples: dividir um problema (atividade) em partes menores e mais fáceis de serem completadas. Vamos a um exemplo:

Imagine que, dentro de uma assistência técnica convencional, exista uma tarefa específica de levantamento dos notebooks que estão em manutenção, prontos para entrega, ou aguardando orçamento. Tudo isso é feito uma vez por semana, por um gerente responsável.

Agora, transpondo essa atividade para o home office, com técnicos realizando os consertos de suas casas, esse tipo de controle se torna inviável, ainda mais se o gerente precisasse entrar em contato com cada um para extrair as informações.

Portanto, para amenizar esse problema, poderíamos criar um sistema de acompanhamento simples, em uma planilha no Google Drive, por exemplo. Nela, cada linha representaria um serviço, com colunas para os responsáveis, dados e status.

A partir da criação dessa ferramenta, cada um dos técnicos seria instruído a preencher esses dados diariamente, atualizando o estágio em que cada serviço se encontra. O gerente responsável seria capaz de acompanhar tudo em tempo real, apenas atuando na identificação de algum problema sinalizado pela planilha.

Esse é um exemplo de processo que pode ser auxiliado por softwares gratuitos e facilmente integráveis ao ambiente online, que ainda trazem a funcionalidade de poderem ser editados por pessoas diferentes em tempo real.

O conceito de criar sistemas não se limita às atividades operacionais. Para os administradores, uma simples checklist de acompanhamento de funcionários pode ajudar a otimizar pautas de reuniões e reduzir o tempo de preparação das mesmas.

Padronizar processos é uma maneira de desmembrar tarefas complexas em atividades mais simples, que podem ser melhor distribuídas entre os responsáveis, facilitando a gestão como um todo.

Banner para a página de download da planilha de acompanhamento de serviços e cadastro de clientes.

Acompanhe e promova encontros (virtuais)

Equipe trabalhando em home office não é sinônimo de encerramento do convívio social. Para que uma empresa evolua e continue produtiva, é essencial a interação e troca de experiências entre os colaboradores.

Em tempos de distanciamento social, as alternativas são as videochamadas, que podem ser utilizadas gratuitamente em serviços como Skype, Google Hangouts, Microsoft Teams, entre outros.

Promova encontros periódicos entre a equipe. Para além de assuntos estritamente profissionais, como acompanhamento de projetos e reuniões de planejamento, invista em momentos de pura conversa, sem pautas.

Esse tipo de evento ajuda todas as partes a lidarem melhor com a distância, além de ser uma excelente oportunidade para que os funcionários se conheçam melhor, troquem ideias e se aproximem, mesmo que de longe.

Pessoa em reunião por videochamada.
Videochamadas são ótimas alternativas para encurtar a distância entre a equipe.

Trabalhe com indicadores para entregas

Outro ponto importante, ao coordenar uma equipe remota, é o controle de qualidade das entregas e a satisfação dos consumidores. Em tempos de crise de empregos e empresas, manter uma base engajada de clientes fidelizados é uma verdadeira âncora de segurança.

Diante da dificuldade em acompanhar as entregas de perto, uma alternativa é trabalhar com indicadores. Eles nada mais são do que métricas para avaliar o desempenho da empresa. Confira alguns exemplos:

  • Grau de satisfação do cliente com o serviço: pode ser recolhido por uma pesquisa ao final da entrega, em uma escala de 1 a 5, por exemplo
  • Horas de trabalho necessárias x estimadas: os técnicos registram o tempo que demoraram para completar cada conserto, que é comparado à estimativa que aquele tipo de serviço demanda, em geral
  • Atraso na entrega: a partir da data que foi determinada para terminar um serviço, contar e registrar os dias de atraso para medir a eficiência da equipe e do planejamento

A partir de indicadores como esses, a empresa pode estabelecer metas e, com monitoramento constante, identificar onde é preciso atuar na rotina operacional para que as entregas aconteçam da melhor forma.

Distribua tarefas objetivas

Esta próxima dica é alinhada com a primeira. Para o gerenciamento de uma assistência técnica de serviços de informática com vários funcionários – entre técnicos, administração, financeiro, logística, entre outros –, as tarefas precisam ser objetivas.

A arte de distribuir atividades que se encaixem perfeitamente nas capacidades dos funcionários, no tempo certo e apenas com a quantidade de recursos planejados é indicativo de um patamar de extrema organização na gestão.

Tarefas objetivas garantem menos distorções em prazo, maior facilidade de entendimento pelos responsáveis e uma previsibilidade total dos resultados esperados. Tudo isso contribui para que a equipe em home office seja o mais autônoma possível, sem depender de consultas de supervisores para seguir adiante com os projetos.

Banner para o e-book "Como atrair clientes para sua assistência técnica".

Forneça todo o apoio necessário

Não se pode confundir trabalho remoto com independência de responsabilidades gerenciais. É essencial fornecer todo o apoio aos funcionários, para que as atividades aconteçam de forma fluida e eficiente.

Colaboradores precisam se sentir seguros, ter os equipamentos necessários para as tarefas e, acima de tudo, a segurança de que a empresa está disposta a ouvir e ajudar.

No caso de técnicos de informática, por exemplo, forneça todas as ferramentas adequadas, assim como computadores para testes de software e comunicação com os demais funcionários – no caso de máquinas da empresa, permita que eles levem os PCs para casa.

Para o atendimento, crie um terminal com redirecionamento das chamadas para o número da assistência técnica, que será usado nas casas dos responsáveis pelas ligações.

Pergunte se alguma pessoa precisa de cadeiras, mesas ou outros móveis de escritório, que também podem ser transportados da sede para as casas dos funcionários. Por fim, estabeleça um horário de trabalho bem definido, que pode ser mais flexível nesse período.

Gerenciar uma equipe trabalhando em home office não é uma tarefa fácil. Porém, com o apoio da tecnologia e algumas adaptações de processos, é possível manter um nível alto de qualidade e produtividade.

Materiais gratuitos para assistências

Ao longo dos anos, o blog da ELGScreen vem produzindo materiais para auxiliar na gestão de uma assistência técnica ou consultoria de informática, seja você uma empresa ou um profissional autônomo.

Entre e-books e planilhas, o objetivo é fornecer informações e ferramentas práticas para o dia a dia do trabalho com reparos e revenda de equipamentos eletrônicos, para download gratuito após um breve cadastro de dados.

Agora, para facilitar ainda mais, lançamos uma página específica para armazenar todos esses conteúdos, de uma forma fácil de localizar e baixar. Para conferir tudo, clique no banner abaixo!

Banner para a página de materiais gratuitos do blog da ELGScreen.
0 Flares Facebook 0 Google+ 0 Email -- 0 Flares ×

ELGSCREEN

A ELGScreen é uma loja online, presente no mercado desde 2008, especializada na venda de telas para notebook, com diversas opções de modelos. O e-commerce possui ainda teclados, baterias, fontes e outras peças para notebook. A ELGScreen oferece condições especiais de preço e pagamento para revendedores. Confira nossas condições especiais acessando elgscreen.com

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *