Executiva desenhando um fluxograma em uma parede de vidro.

Fluxograma de processo para assistência técnica: como fazer

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Um fluxograma de processo para assistência técnica entra no grupo de ferramentas de gestão para auxiliar profissionais a entenderem e acessarem informações sobre o negócio de forma rápida e prática.

Funcionando como uma representação do passo a passo de uma determinada atividade, os gestores conseguem retirar ideias de pontos de melhoria de processos e identificar etapas que podem estar consumindo mais tempo e recursos do que o necessário.

Continue a leitura para entender como fazer um fluxograma e aplicá-lo na sua assistência técnica!

Estrutura

Para utilizar essa ferramenta, partimos de uma atividade rotineira da empresa. O primeiro passo é analisar cada uma das etapas da tarefa, do início até o final, pensando sobre todos os recursos necessários para sua realização.

A estrutura básica de um fluxograma consiste em uma sequência lógica de etapas, que envolve entrada de informações, ações, resultados e momentos de tomada de decisão. O jeito mais simples de começar é com uma caneta e uma folha de papel.

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Cada passo vai ser colocado dentro de uma forma geométrica, com flechas para indicar a direção do raciocínio. Também podem entrar na estrutura os recursos utilizados e os produtos que são resultados do processo.

Como exemplo, podemos tomar o orçamento de um serviço de assistência técnica, desde o diagnóstico feito pelo técnico até o cálculo dos impostos. Descrevendo o processo, as seguintes informações seriam reunidas:

  • Recursos necessários: tempo, mão-de-obra
  • Etapas principais: análise do problema, diagnóstico, cálculo do valor do serviço, comunicação com o cliente
  • Entradas: equipamento com defeito
  • Saídas: orçamento descrito

A partir desses dados, uma série de símbolos é utilizada para a representação gráfica de cada um dos passos necessários para que a entrada seja interpretada e convertida em um resultado para o cliente.

Simbologia

O fluxograma de processo é uma ferramenta que se aproveita de um sistema de codificação visual, para simplificar a leitura. Aqui, não existe regra absoluta, uma vez que cada analista pode criar seu próprio conjunto de símbolos que, desde que interpretados corretamente, farão com que o objetivo seja atingido.

Como referência, vamos descrever o glossário de símbolos disponibilizado pelo site Lucidchart:

Legenda de alguns símbolos utilizados em fluxogramas de processo.
Alguns dos principais símbolos utilizados em fluxogramas.

Como montar um fluxograma

Depois de listar todas as informações sobre as etapas e recursos do processo, entendendo o significado de cada um dos símbolos, basta desenhar o fluxograma no papel e fazer o mapeamento da atividade desejada.

Também é possível utilizar softwares para a construção dessas estruturas, que trazem ferramentas prontas e mais rápidas. Alguns exemplos são:

  • Microsoft PowerPoint
  • Lucidchart
  • Draw.io

No entanto, vale destacar que, ao construir um fluxograma sem utilizar recursos digitais, não ficamos limitados por um programa de computador, exercitando o potencial máximo da imaginação.

Utilizando os símbolos mencionados para o serviço de cálculo de orçamento, construímos um exemplo de fluxograma de processo para assistência técnica:

Exemplo de fluxograma de processo para assistência técnica de informática.
Exemplo de fluxograma de processo para assistência técnica.

Utilidades

Uma das maiores vantagens em estruturar processos no formato de fluxograma é a facilidade para entender como eles ocorrem. Diferentemente de um texto simples, os símbolos e recursos visuais tornam a leitura mais dinâmica e rápida.

Essa estrutura também ajuda a identificar possíveis gargalos na atividade, principalmente se forem medidos os tempos de cada passo. Dessa forma, o processo consegue se aperfeiçoar e melhorar cada vez mais.

Ferramentas de gestão são úteis para otimizar as atividades do dia a dia de uma empresa. Além disso, elas também proporcionam fundação para projetos em épocas de planejamento do negócio.

Seja para verificar a eficiência ou facilitar no treinamento de novos funcionários, uma assistência técnica de informática pode tirar diversas vantagens de um fluxograma de processo.

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2 thoughts to “Fluxograma de processo para assistência técnica: como fazer”

    1. Olá Marcelo! Que bom que você gostou do artigo! Acompanhe nosso blog pois sempre temos muitas matérias interessantes voltadas as assistências.
      E, caso tenha alguma sugestão de pauta, fique a vontade para nos dizer, ok?
      Att.

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