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Estoque para assistência técnica: preparação para o fim do ano

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A gestão de estoque para assistência técnica precisa de atenção especial nos últimos meses do ano, para que a época seja aproveitada para alavancar as vendas de produtos e serviços.

O fim de ano, para a maioria dos setores de vendas e serviços, é sinônimo de aumento no faturamento e prazos mais apertados para a entrega devido ao alto volume. Nas assistências técnicas, essa realidade é um pouco diferente, pois a demanda de serviços continua estável durante esses últimos meses.

A diferença está no tempo de chegada das peças encomendadas por fornecedores. Com o aumento no volume de entregas dos Correios e transportadoras, os componentes possuem prazos maiores.

O que mais importa para o cliente no fim de ano é o prazo de entrega. Neste período, as pessoas querem resolver as coisas rapidamente, sem passar por dores de cabeça. Se sua revenda ou assistência atende empresas, esta época também é aproveitada para consertar e renovar equipamentos para o ano seguinte.

Segundo dados de pesquisa da ELGScreen, empresas que planejam o estoque possuem um faturamento maior. Além disso, elas têm um maior índice de retenção de clientes, devido à garantia entregue ao consumidor final.

Pensando nisso, reunimos algumas diretrizes para ajudar sua assistência técnica a preparar o estoque. Confira!

O tamanho da empresa

Cada empresa está inserida em um determinado contexto de mercado, com seus perfis de clientes e sua capacidade de atendimento. Dessa forma, o estoque para uma assistência técnica vai variar de acordo com cada caso.

Empresas maiores, com um fluxo de consumidores constante, podem enxergar vantagem em construir uma reserva robusta de produtos. Dessa forma, o tempo entre atendimento, conserto e entrega fica mais ágil.

Estoque lotado de produtos.
Quanto maior for a empresa, maiores as condições de criar um estoque robusto para obter disponibilidade imediata dos produtos.

Porém, para um profissional autônomo, por exemplo, que trabalha em um projeto de cada vez, pedir cada componente de reparo sob encomenda é uma alternativa que economiza dinheiro e espaço.

Objetivos e metas estratégicas

A quantidade ideal de produtos em estoque vai depender dos objetivos da empresa. Se as metas caminharem para um planejamento de crescimento no número de atendimentos, por exemplo, deve-se pensar em compras mais volumosas.

Olhar para os dados dos anos anteriores é uma alternativa para projetar os números do ano vigente. Por exemplo, uma empresa pode criar uma projeção de crescimento de 10% sobre o faturamento nos últimos meses do ano, em comparação com o mesmo período no passado.

Essas informações também são aproveitadas no sentido de entender quais produtos e serviços são mais requisitados nessa época. O histórico do comportamento dos clientes é uma poderosa ferramenta para embasar os planejamentos futuros.

Analisando os meses anteriores, veja quais foram os serviços mais realizados e quais peças foram necessárias. Entre os seus serviços mais realizados está a troca de telas para notebooks? Garanta telas das marcas mais utilizadas do mercado para o seu estoque. 

Outro serviço com alta demanda é a troca de fontes do computador? Tenha todos os principais itens do mercado de acordo com a quantidade de pedidos mensais no seu negócio.

Parede com diagramas para planejamento.
O planejamento da empresa deve orientar os processos de controle de estoque.

Compras na quantidade certa

O conceito de gestão de estoque vai de encontro com uma relação de equilíbrio entre os seguintes fatores:

  • O custo de adquirir produtos a mais
  • Gastos com armazenagem
  • Descontos ao comprar em grandes quantidades
  • Economia de tempo no atendimento

Todos os itens acima devem ser colocados na balança, ao determinar a melhor forma de comprar com antecedência. Isso porque, ao estocar em excesso, a assistência técnica corre o risco de perder dinheiro com peças que vão demorar para sair. Da mesma maneira, um estoque abaixo do necessário pode significar falta de componentes em momentos de necessidade.

No último caso, eventuais atrasos prejudicam a avaliação dos clientes, que esperam sempre um conserto finalizado no menor tempo possível. A agilidade de uma assistência técnica conta pontos importantes para a qualidade dos serviços.

Um ponto importante é a relação entre as revendas e seus fornecedores. As compras de fim de ano, com objetivo de preparar o estoque, são ótimas oportunidades para fortalecer relacionamentos.

Dependendo das quantidades pedidas, a assistência técnica conseguirá negociar bons descontos, reduzir custos e trabalhar com preços mais atrativos para seus clientes – ou margens de lucro maiores.

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Estoque organizado

A gestão de estoque não se limita ao melhor método de compra de suprimentos de informática. A administração do espaço e a organização são essenciais para um fluxo de trabalho harmônico.

Isso inclui desde a limpeza dos móveis até a própria disposição dos equipamentos. Vale ressaltar a importância de armazenar corretamente itens de informática, evitando o contato direto com superfícies condutoras de eletricidade.

Agora, pensando na otimização de processos, a loja pode estruturar o layout do setor de estoque, com foco em dar mais velocidade ao fluxo de peças. A assistência técnica deve se organizar da seguinte forma:

  • Produtos de uso mais frequente precisam estar mais acessíveis. Peças de reposição como cabos, soldas e componentes para testes são armazenados em prateleiras centrais, na altura dos técnicos
  • Outros objetos de uso menos frequente, como peças de reposição mais caras, ou de marcas menos populares, são alocadas em prateleiras mais altas ou mais distantes

A organização do estoque vai proporcionar o melhor fluxo de trabalho, resultando em menos tempo gasto encontrando os materiais necessários para os serviços e consertos.

Mesa de trabalho de assistência técnica, repleta de ferramentas e equipamentos.
A organização das ferramentas e materiais de trabalho é fundamental para a eficiência de uma assistência técnica de informática.

Relação entre estoque e ordem de serviço

É comum, na correria do dia a dia, não registrar todas as entradas e saídas de peças do estoque. Dessa forma, o controle entre as ordens de serviço e a disponibilidade de componentes fica comprometido.

Para trabalhar com eficiência, alguns sistemas de registro de itens ajudam a dar sustentação e alertar quando os níveis no estoque estiverem baixos. Existe uma série de softwares de gestão que integram, automaticamente, os setores da empresa.

Com ferramentas como essa, mais a colaboração de todos os técnicos, será possível acompanhar de perto o consumo de recursos e o andamento das operações, melhorando a previsibilidade das compras do estoque.

Outra alternativa é um registro manual, em planilhas ou documentos da empresa. Mesmo sendo menos intuitivos, eles também cumprem a função de apoiar o estoque e são boas opções para empresas de pequeno porte.

Para que os atendimentos de fim de ano aconteçam da melhor forma, é fundamental que não faltem peças para realizar os serviços. Controlar a relação entre atendimentos e retiradas do estoque é a melhor forma de garantir isso.

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Benefícios do planejamento de estoque

Nos últimos meses do ano, a preparação é uma peça chave para o sucesso nas vendas da empresa, pensando sempre em entregar os melhores serviços aos clientes. E esse preparo caminha lado a lado com o estoque.

A organização do espaço de trabalho, juntamente com o armazenamento correto e o sistema de registro de entradas e saídas, vai proporcionar um ambiente de eficiência no atendimento.

Um outro ponto são as compras com antecedência. Baseadas no histórico e nos objetivos de cada assistência técnica, essa época também é uma ótima oportunidade para negociar acordos com os fornecedores, buscando reduzir custos e oferecer melhores condições aos consumidores.

Planejar o estoque para o fim de ano traz muitas vantagens para uma assistência técnica e revenda de produtos de informática. O período também serve como preparação para o início do próximo ano.

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