gestão de assistência técnica

Gestão de assistência técnica: 3 dicas práticas de planejamento financeiro

0 Flares 0 Flares ×

Para fazer uma boa gestão de assistência técnica de informática, é fundamental traçar um planejamento financeiro coerente e preciso, independentemente se a empresa é de pequeno, médio ou grande porte.

O planejamento dispõe uma base para o andamento das atividades e garante que as informações permaneçam organizadas e de fácil acesso.

A seguir, confira três dicas práticas para ajudar no planejamento financeiro da assistência técnica!

1. Mantenha as informações organizadas

“Se você não pode medir, não pode gerenciar” é uma das frases atribuídas a Peter Drucker, considerado um dos pais da administração moderna. Seguindo esse raciocínio, para alcançar um patamar alto na gestão de uma assistência técnica, é essencial ter uma boa organização de informações.

Isso porque, a partir de um banco de dados, é possível extrair os mais diversos tipos de informação como, por exemplo, tendências de vendas, ou descobrir quais produtos e serviços exercem mais impacto no fluxo de caixa da empresa.

Reunião de equipe de assistência técnica.
Informações organizadas facilitam a geração de relatórios e a tomada de decisão.

Dentre os maiores aliados da gestão de assistências técnicas, os softwares de planilha eletrônica permitem organizar informações financeiras da empresa de forma prática, criando diferentes categorias em abas/planilhas.

As duas opções mais conhecidas, Google Planilhas e Microsoft Excel, são alternativas viáveis, principalmente para empreendimentos que estão começando e não têm como investir em um sistema de gerenciamento mais robusto.

O Microsoft Excel faz parte do pacote Office e possui planos empresariais e domésticos. Há ainda a opção de comprar o software apenas uma vez, mas sem a possibilidade de atualizá-lo, como nas assinaturas mensais/anuais.

A outra opção, Google Planilhas, faz parte de uma série de serviços oferecidos pela Google, por meio de uma interface web que funciona 100% por meio do navegador, sem custos. Porém, não possui algumas das funcionalidades que o Excel oferece, como a consolidação de dados em tabelas e a interface de programação com formulários (VBA).

2. Padronize o armazenamento de informações

O ato de padronizar o modo como as informações digitais são armazenadas para controle é crucial para a gestão de assistências técnicas. Um exemplo simples é a criação de códigos para produtos semelhantes, de forma que todos os registros tenham uma estrutura em comum.

Informações gerenciais consolidadas em gráfico.
A padronização dos dados é fundamental para consolidá-los em tabelas e gráficos.

Uma maneira prática de organizar os dados em programas de planilha eletrônica é dividir os conteúdos em categorias separadas em “abas”. A seguir, veja alguns exemplos de itens que são importantes:

  • Faturamento: separe uma aba para todos os seus valores de faturamento, tanto de clientes fixos quanto de cada novo cliente registrado em sua assistência técnica. Junto a isso, tenha a previsão de todos os impostos que serão recolhidos destes valores;
  • Recursos Humanos: aqui serão separados os custos com salários brutos, incentivos da empresa, custos sobre folha, entre outros gastos do negócio com colaboradores da empresa, totalizando o valor da folha de pagamento;
  • Despesas operacionais: nesta categoria, deverão ser inseridas as despesas operacionais, como terceirizações, comissionamentos, despesas reembolsáveis, valores a recuperar e valores futuros.
  • Custos fixos: a aba de custos fixos em sua planilha deve conter os custos com aluguel, luz, água, condomínio, energia, material de escritório, ferramentas, telefonia, Internet, enfim, todo custo que for independente da quantidade de produtos/serviços.

As categorias podem ser criadas de acordo com a realidade de cada empresa. O maior impacto da segmentação desses dados é percebido quando o volume de informações aumenta, geralmente quando o negócio vai ganhando experiência.

É importante ressaltar que, para além desses dois serviços, há uma diversidade de opções de aplicativos para auxiliar no gerenciamento de empresas de informática.

3. Crie uma rotina de autodiagnósticos

Na gestão de uma assistência técnica de informática, podem ser feitas várias “perguntas frequentes” sobre o negócio. No planejamento financeiro é preciso entender como está o fluxo de caixa, qual a previsão de estoque, como estão os pagamentos de fornecedores e o gerenciamento de despesas.

Reunião de feedback entre colaboradores.
Uma cultura de autoavaliação do negócio é essencial para a melhoria contínua.

Averiguar quais foram os clientes que mais compraram, os fornecedores mais pontuais e os serviços que demandam mais tempo, por exemplo, contribuem ao negócio, o que torna-se essencial para detectar pontos de melhoria e também descobrir onde aplicar os maiores esforços.

Muitas dessas perguntas serão respondidas pelas informações extraídas das planilhas, que podem ser consolidadas em relatórios gerenciais. Os próprios programas Google Planilhas e Excel possuem funcionalidades de geração de gráficos.

Uma ferramenta simples e que serve para avaliar o empreendimento é a análise SWOT. A sigla representa quatro pontos de reflexão sobre a empresa:

  • S – Forças (Strengths): aspectos financeiros que dizem respeito às qualidades internas do negócio, sem depender de fatores externos;
  • W – Fraquezas (Weaknesses): pontos de melhoria, também relacionados ao ambiente interno da empresa;
  • O – Oportunidades (Opportunities): os aspectos do mercado que podem criar oportunidades para a assistência técnica como, por exemplo, uma redução na tributação sobre telas de notebook;
  • T – Ameaças (Threats): possíveis mudanças externas que podem prejudicar o planejamento e a gestão financeira do negócio.

A análise SWOT pode ser aplicada em reuniões de equipe financeira. Uma dica é dividir um quadro ou uma cartolina em quatro seções, uma para cada letra (S, W, O e T), preenchendo dentro de cada quadrante as ideias que forem sendo discutidas.

Diagrama representativo da análise SWOT.
A análise SWOT é uma forma simples de detectar pontos de atenção do negócio.

Depois, cada um dos pontos pode servir como base para uma revisão do planejamento financeiro.

A gestão de uma assistência técnica de informática está intrinsecamente conectada a um bom planejamento financeiro. Porém, para além das ferramentas apresentadas, é fundamental que haja colaboração de todos na sua utilização e manutenção.

Ou seja, é essencial criar rotinas de ações voltadas ao monitoramento e controle da área financeira, com o registro de todas as entradas e saídas e as revisões periódicas para melhoria do planejamento financeiro.

Para se aprofundar mais nos assuntos relacionados à gestão de assistência técnica, assine a nossa newsletter e receba mais conteúdos como esse, semanalmente em seu e-mail!

0 Flares Facebook 0 Google+ 0 Email -- 0 Flares ×

ELGSCREEN

A ELGScreen é uma loja online, presente no mercado desde 2008, especializada na venda de telas para notebook, com diversas opções de modelos. O e-commerce possui ainda teclados, baterias, fontes e outras peças para notebook. A ELGScreen oferece condições especiais de preço e pagamento para revendedores. Confira nossas condições especiais acessando elgscreen.com

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *