Computador com planilha do Excel.

Excel nas empresas: conheça os benefícios para sua assistência

0 Flares 0 Flares ×

Por mais que existam softwares especializados para administrar uma assistência técnica, capazes de satisfazer grande parte das necessidades da empresa, ainda há espaço para ferramentas como as planilhas eletrônicas.

De caráter mais genérico, esses programas oferecem uma interface simples, mas com funções que podem chegar a um alto nível de complexidade. Partindo de simples fórmulas de soma e cálculos de percentual, é possível criar tabelas com milhares de linhas de dados, consolidá-los em gráficos e formatar as informações de modo automático.

Programas como o Excel, que faz parte do Pacote Office da Microsoft, ganham espaço de atuação por suas inúmeras possibilidades de aplicação, desde ferramentas simples, para pequenos negócios até sistemas mais robustos.

Outro software famoso é o Google Planilhas, que compõe o pacote G Suite, de ferramentas da Google para empresas, equivalente ao Office. Com uma interface totalmente web, as planilhas só podem ser acessadas pelo navegador.

As planilhas eletrônicas oferecem boa confiabilidade e relativa facilidade de uso, sendo particularmente úteis para construção de bases de dados, como estoque ou clientes. Reunimos, neste post, alguns benefícios de trabalhar com Excel nas empresas. Confira!

Geração de gráficos e relatórios

O maior benefício das planilhas para empresas é a geração de informações a partir dos dados armazenados. Além disso, funções como a formatação condicional oferecem um bom nível de personalização.

O princípio básico de funcionamento é a organização de dados em células, que ficam dispostas em linhas e colunas, formando uma grande matriz de informações. As linhas são identificadas com números, enquanto as colunas são separadas por letras.

Dados armazenados em uma planilha.
Exemplo do formato de organização dos dados em uma planilha eletrônica do Google Planilhas.

Organizar dados em tabelas é uma prática que facilita a geração de gráficos, uma vez que as informações já estarão padronizadas. As planilhas eletrônicas são capazes de criar diversos tipos de gráficos, como os de pizza, linhas e colunas (ou barras).

A partir deles, é possível ter uma visão macroscópica do comportamento que se quer analisar, como a quantidade de vendas em um determinado período, por exemplo, ou as variações no faturamento do ano anterior.

Outra facilidade de criar padrões de preenchimento em planilhas eletrônicas é a possibilidade de utilizar filtros e classificar os dados por tamanho, no caso de valores numéricos, ou em ordem alfabética para textos.

Ótimo custo-benefício

Entre os principais softwares de planilha eletrônica, existem várias opções de planos de assinatura. Para o Pacote Office, por exemplo, há como adquirir uma assinatura mensal ou pagar pelos programas de forma avulsa. O Excel também possui uma versão web, para acessar direto do navegador. Chamado de Office Online, esse serviço é gratuito.

O Google Planilhas, outro grande serviço que oferece uma interface de planilha eletrônica, também possui planos mensais para empresas (G Suite)e uma versão gratuita, que possibilita utilizar 15GB de armazenamento na nuvem — os arquivos de Planilhas não ocupam espaço.

Vale destacar que esse software da Google não possui, ainda, uma versão em formato de aplicativo propriamente dito, sendo possível apenas utilizar pelo navegador — com a opção de trabalhar offline, sem a necessidade de estar conectado a todo tempo, mas com funcionalidade limitada.

Banner para o e-book "Como atrair clientes para sua assistência técnica".

Mesmo considerando as opções pagas, esses dois serviços podem ser considerados como ótimos produtos no que diz respeito ao custo-benefício, justamente pela variedade de possibilidades que eles oferecem ao negócio — exigindo, porém, um pouco mais de trabalho na configuração.

Facilidade de uso

O uso de planilhas de Excel nas empresas requer um conhecimento básico sobre organização de dados. Porém, uma grande vantagem é a facilidade na hora de inserir as informações no programa.

Dessa forma, mesmo sem possuir um conhecimento avançado no que diz respeito aos formatos e fórmulas, é possível construir uma planilha de armazenamento de dados em poucas etapas, o que garante agilidade para começar a usar. São aceitos diversos formatos de dados, entre variáveis numéricas e de texto.

A partir daí, incrementos podem ser feitos dentro das planilhas, criando, aos poucos, uma ferramenta adequada à situação da empresa e personalizada para suas necessidades.

Outro benefício que o Excel e o Google Planilhas trazem aos usuários iniciantes é a galeria de modelos, com arquivos prontos e pré-formatados para finalidades específicas e que podem ser rapidamente utilizados como exemplo.

É possível encontrar diversas planilhas para empresas, como controle de andamento de projetos, relatórios de gastos, planilhas de orçamento e demonstrativos financeiros, entre outros. No caso do software da Microsoft, os modelos podem ser acessados diretamente da tela inicial, na aba de criação de uma nova pasta de trabalho.

Tela inicial do Excel.
Tela inicial do Microsoft Excel, com os modelos pré-definidos.

Os templates oferecidos pelo Google Planilhas podem ser encontrados também na tela inicial, por meio do botão galeria de modelos, que fica logo abaixo da barra de pesquisa.

Tela do Google Planilhas com a galeria de modelos.
Galeria de modelos do Google Planilhas.

Utilizar o Excel nas empresas — ou o Google Planilhas — é uma maneira de reduzir os custos de operação de ferramentas de gestão, ao mesmo tempo em que permite um grau de personalização maior ao criar as planilhas do início.

Para situações mais comuns do dia a dia da organização, é possível ganhar tempo com a utilização das planilhas prontas disponibilizadas nas galerias de modelos dessas plataformas.

Assine a nossa newsletter para receber mais conteúdos sobre gestão de negócios, toda semana e diretamente no e-mail!

0 Flares Facebook 0 Google+ 0 Email -- 0 Flares ×

ELGSCREEN

A ELGScreen é uma loja online, presente no mercado desde 2008, especializada na venda de telas para notebook, com diversas opções de modelos. O e-commerce possui ainda teclados, baterias, fontes e outras peças para notebook. A ELGScreen oferece condições especiais de preço e pagamento para revendedores. Confira nossas condições especiais acessando elgscreen.com

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *