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Como funciona o sistema Kanban e como aplicá-lo na empresa

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Toda empresa está em busca de mais eficiência em seus processos. Nesse contexto, entender como funciona o sistema Kanban pode ajudar a enxergar de uma maneira diferente as atividades internas do negócio.

O método foi criado por Taiichi Ohno, engenheiro da Toyota nos anos 1940. Das indústrias de manufatura, o Kanban se transportou para vários tipos de empresas, alcançando fama entre desenvolvedores de software.

Há versões do sistema que podem ser aplicados em qualquer organização, trazendo ganhos de produtividade em processos internos. Continue conosco para entender mais esse conceito e saber como aplicar o Kanban na sua empresa.

O que é Kanban?

A palavra Kanban pode ser traduzida como um letreiro, ou quadro de avisos. A inspiração de Taiichi veio da observação das prateleiras dos supermercados americanos, que utilizavam estímulos visuais para indicar quando um produto precisava de reposição.

Aplicando na indústria, ele criou os cartões Kanban, que eram emitidos em cada etapa da produção e enviados ao processo anterior, que saberia quando produzir a sua parte com base na necessidade das fases seguintes.

Dessa forma, buscava-se cobrir falhas de comunicação entre os setores da fábrica, organizando todas as demandas. A eficiência dos cartões está no estímulo visual que eles produzem.

Com o passar dos anos, o sistema Kanban foi se adaptando para quaisquer processos com etapas sequenciais e definidas, mas mantendo a essência dos sinais visuais como indicação do que precisa ser feito.

Prateleiras de supermercado.
As prateleiras dos supermercados avisam os repositores dos produtos em falta, simplesmente por estarem vazias.

Como aplicar o Kanban

Separando cada etapa de uma atividade, uma empresa pode inserir o uso desses estímulos visuais de diversas formas. Como exemplo, vamos analisar o conserto de um notebook, realizado por uma assistência técnica de informática.

Desde a chegada do produto, podemos elencar algumas etapas principais até a conclusão do serviço:

1. Recebimento do notebook e diagnóstico do problema

2. Determinação do orçamento e comunicação com o cliente

3. Se aceito, o equipamento vai para o conserto

4. Sinalização de serviço concluído para o cliente

5. Faturamento e recebimento dos valores

6. Entrega do notebook

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Vamos supor que existam várias pessoas envolvidas, uma em cada estágio do processo. Para comunicar que uma etapa foi concluída e que a próxima pode começar, será utilizado um sistema de organização e armazenamento dos notebooks.

A aplicação ocorre da seguinte forma: assim que o equipamento chegar à assistência técnica, ele vai para uma prateleira específica, que apenas guarda notebooks que ainda não foram consertados.

Em seguida, o técnico responsável vai perceber o produto na prateleira, dando início à etapa de análise do problema. Após finalizar, ele pode retornar o laptop ao mesmo lugar, agora com uma folha em anexo, contendo todas as informações sobre o problema.

A pessoa responsável pelo atendimento, ao analisar a prateleira, consegue visualizar rapidamente quais notebooks já foram revisados pelo técnico, pela existência do papel anexado. Da mesma forma, o técnico tem uma visão geral de suas demandas.

Depois de aprovar o orçamento com o cliente, o atendimento vai colocar o laptop em uma outra prateleira, reservada aos produtos que serão consertados. O técnico designado para fazer os reparos, ao ver que a prateleira contém um produto, saberá que existe uma tarefa pendente.

O conserto então será realizado. A devolução do notebook à prateleira pode vir com uma etiqueta verde, sinalizando que o serviço está concluído. Da mesma forma que no diagnóstico, o atendimento saberá quando o trabalho estiver pronto para ser comunicado ao cliente.

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Otimização de processos

A aplicação de um sistema Kanban não precisa seguir regras específicas, mas apenas manter os princípios de eficiência por estímulos visuais, com objetivo de eliminar atrasos por falhas de comunicação.

Conforme o exemplo, para uma assistência técnica de informática, que abriga dezenas de serviços em paralelo, aplicar esse método pode significar maior organização e consequente eficiência nos processos.

Empresas que trabalham com demandas em formato digital podem se beneficiar de ferramentas inspiradas no Kanban, como o Trello. A plataforma permite criar seções para as etapas de cada atividade, do início até a conclusão.

Cada seção pode ser povoada com cartões que simbolizam cada um dos serviços, com descrições, arquivos anexados e atribuições a pessoas diferentes. Ao realizar cada etapa, os colaboradores movimentam os cartões para sinalizar as outras partes envolvidas.

Screenshot de um quadro de cards feito no Trello.
Exemplo do processo do conserto de notebooks implementado no Trello.

O sistema Kanban pode ser inserido desde as tarefas mais simples até projetos complexos, como uma ferramenta que oferece visões do todo, de forma rápida e fácil para os gestores.

Antes de começar, conheça bem a realidade da sua empresa, para localizar os pontos em que o método poderá ser mais efetivo. Não existem fórmulas mágicas, mas um processo de melhoria contínua.

Com o tempo, o negócio pode expandir a aplicação do Kanban para projetos mais estratégicos e de longo prazo. Realmente, não há limites para a criatividade, partindo sempre do princípio que é a essência do sistema.

O blog da ELGScreen procura sempre ajudar donos de assistências técnicas a melhorarem o dia a dia de suas organizações. Se esse conteúdo foi útil, compartilhe com seus amigos e deixe um comentário com os assuntos que você gostaria de ver por aqui!

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