Sigla PDCA: Plan, Do, Check, Act.

O que é e como aplicar o ciclo PDCA em assistências técnicas

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Evoluir na gestão de uma empresa envolve analisar os processos atuais e pontos de melhoria. Ao revisar o modo como realizamos as tarefas do cotidiano, é possível desenvolver caminhos mais eficientes.

Dentre as várias ferramentas para qualidade de projetos, o ciclo PDCA é uma das mais simples de aplicar. Com apenas quatro etapas, uma assistência técnica pode realizar uma avaliação prática de um de seus processos operacionais. Neste post, saiba como aplicar o ciclo PDCA na sua assistência técnica. Boa leitura!

O que é o PDCA?

PDCA é a sigla para Plan, Do, Check e Act, ou Planejar, Fazer, Checar e Agir. O princípio de funcionamento é baseado na melhoria contínua. Ou seja, aplica-se esse método quantas vezes for necessário, até que aquele ponto esteja resolvido ou de acordo com o padrão esperado para o negócio.

Dentro do cenário de uma assistência técnica de informática, essa ferramenta pode ser aplicada, por exemplo, no gerenciamento dos atendimentos aos clientes, nas rotinas de manutenção de computadores e na administração dos estoques.

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Como aplicar o ciclo PDCA nas empresas

O processo começa com uma ideia ou um ponto de melhoria identificado. A partir daí, um projeto é desenhado, pensando em como desenvolver aquele ponto. Então, a aplicação desse método segue uma ordem de quatro etapas. São elas:

  • Planejar (Plan): A primeira ação é o planejamento do que será feito. Com base nos objetivos traçados, constrói-se um plano de ação para o andamento de cada atividade a ser desenvolvida
  • Fazer (Do): Em seguida, caminha-se para a etapa de ação, na qual o planejamento será posto em prática, seguindo o que foi planejado anteriormente
  • Checar (Check): Após realizar a etapa anterior, é feita uma checagem dos resultados obtidos, para analisar o que foi alcançado e os pontos que não apresentaram a melhoria desejada
  • Agir (Act): A última fase do ciclo PDCA também pode ser chamada de etapa de ajustes. Depois de analisar os resultados na checagem, é preciso determinar as causas do que deu certo e daquilo que ficou abaixo do esperado. Em seguida, ações corretivas são tomadas para alinhar esses pontos

É importante ressaltar que, após terminar as quatro etapas, o ciclo pode ser reiniciado quantas vezes forem necessárias. O resultado da quarta fase, act, fornece informações que indicam quais caminhos seguir no próximo planejamento (plan).

Como exemplo, vamos analisar uma assistência técnica de informática, que decide aplicar o ciclo PDCA na rotina de manutenção de carcaças de notebook:

[1. PLAN] Ao realizar a primeira etapa, ficou decidido que seria implementado um sistema de registro de cada serviço de manutenção, por meio de uma planilha no Excel.

Após criada, essa ferramenta seria utilizada apenas por metade dos técnicos, para registrar a data de início, os materiais utilizados e o tempo gasto em cada serviço. O teste seria aplicado durante um mês.

[2. DO] A fase ocorreu como planejado e os técnicos selecionados utilizaram a planilha durante o tempo estipulado.

[3. CHECK] Durante a checagem, foram analisados os resultados do mês. Percebeu-se que a utilização da planilha contribuiu para o cálculo de compra dos materiais utilizados nos reparos, uma vez que estavam registradas as quantidades que foram gastas em cada serviço.

Equipe fazendo anotações de planejamento.
A checagem do que foi realizado na etapa de ação (Do) do ciclo PDCA é de fundamental importância para compreender o que deu certo e o que não funcionou.

Porém, houve um problema quanto ao preenchimento, pois, alguns técnicos se esqueceram de registrar todos os dados, principalmente dos serviços mais urgentes.

[4. ACT] Após analisados os erros e acertos, a planilha foi aprovada, com algumas modificações. Para corrigir o erro de falta de preenchimento, ficou decidido que seria desenvolvido um pequeno software que poderia ser instalado nos celulares dos técnicos.

Nesse programa, uma interface gráfica receberia os dados dos serviços de manutenção e enviaria para a planilha original. Dessa forma, a etapa de registro ficaria mais rápida e fácil para os técnicos.

Por fim, um novo ciclo PDCA foi marcado para realização, para implementar essa nova ideia.

Os benefícios dessa ferramenta

O ciclo PDCA é útil pois traz, de forma simples, uma metodologia de implementação de novas ideias para projetos de melhoria.

Por possuir uma estrutura fácil de aplicar, ele se torna versátil e serve a uma série de ambientes e situações. Dessa forma, qualquer empresa, seja ela grande, média ou pequena, pode aproveitar o ciclo PDCA para incrementar seus projetos e processos internos.

O gancho que esse método faz para a repetição e constante revisão ajuda a gestão a manter uma cultura de sempre buscar melhorias e novos meios de realizar as atividades, com foco na produtividade.

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